مدیریت متمرکز تماس ها با استفاده از خدمات مرکز تماس دفتر شما

به گزارش برنا، مرکز تماس و یا کال سنتر یکی از فعال‌ترین و مهم‌ترین بخش‌های موجود در هر کسب و کار و سازمان محسوب می‌شود. تقریبا اکثر مشاغلی که با مشتری سر و کار دارند نیاز به سیستم مرکز تماس داشته تا از این طریق بتوانند با کاربران محصولات و یا خدمات خود در ارتباط بوده و جوابگوی مشکلات و یا سوالات آن‌ها باشند. مرکز تماس اگر بر اساس اصول فنی راه‌اندازی و مدیریت نشود و در مسیر درستی قرار نگیرد هرگز به اهداف و استانداردهای لازم نرسیده و امکانات مورد نظر را به مشتریان و حتی کارفرما نخواهد داد. از این رو مدیریت مرکز تماس و نحوه اجرا آن جزو مهم‌ترین عوامل تاثیرگذار بر روی کیفیت هر نوع کسب و کار است. یکی از روش‌های استفاده از کال سنتر، برونسپاری آن به یکی از شرکت‌های ارائه دهنده خدمات اداری است؛ دفتر شما یکی از موفق‌ترین مراکز ارایه خدمات مرکز تماس، پنل فکس اینترنتی، نصب و راه‌اندازی تلفن ثابت اینترنتی و برقراری خدمات منشی مجازی است. این مرکز با بهترین قیمت و آسان‌ترین روش تمامی خدمات مرکز تماس را به شما ارائه داده و تمامی مسائل مربوط به تماس‌های شما را به صورت متمرکز و بر اساس استاندارد مدیریت خواهد کرد.

استانداردهای لازم برای مرکز تماس

مرکز تماس برای آن که بتواند خدماتی با کیفیت و سودمند را ارائه دهد بایستی همراه با استانداردهایی مشخص راه‌اندازی و ادامه کار دهد. بیشتر این استانداردها توسط مدیر کال سنتر تعیین شده و توسط همین شخص نیز اجرای آن کنترل خواهد شد. اصلی‌ترین استانداردی که در یک مرکز تماس وجود دارد، تعیین کارمندان با سابقه و حرفه‌ای به خصوص در بخش پاسخگویی است. اپراتورهای تماس باید بر شرح وظایف خود آگاه بوده و با  مسئولیت تمامی الگو کاری خود را انجام دهند. دومین استاندارد که توسط مدیر تعیین می‌شود؛ مشخص کردن الگویی ثابت برای جواب دادن به سوالات و نحوه حل مشکلات مشتریان از جانب اپراتورها است. مدیر در این مرحله باید استانداردی را در نوع ، زمان و نحوه بیان مکالمه کارمندان خود با مشتریان تعیین کرده تا علاوه بر ارائه خدمات با بهترین کیفیت، میزان بهره‌وری کسب و کار را نیز بالا ببرد. تعیین استانداردهای لازم در کال سنتر موجب شده تا مزایا و امکانات این خدمت در پیشرفت کسب و کار دیه شده و موجبات رضایت مشتریان نیز برآورده شود.

مزایا و امکانات استفاده از کال سنتر

استفاده از کال سنتر مزایا و امکانات بسیاری را به دنبال دارد که تمامی این امکانات موجب پیشرفت کاری یک کسب و کار به مرور زمان خواهد شد. امکاناتی که کال سنتر به هر سازمان می‌دهد شامل مواردی مانند ، مسیریابی و توزیع پیشرفته تماس‌ها، مانیتورینگ تمامی تماس‌های ورودی و خروجی و صف تماس‌ها، شنود و ضبط مکالمات، ارزیابی و افزایش بهره‌وری اپراتورها، ابزارهای تحلیلی و گزارش‌گیری پیشرفته، است. تمامی این امکانات اگر با استانداردهای مطرح شده اعمال شود می‌تواند بهترین نتیجه را برای هر نوع شغلی داشته باشد. در مورد مزایا استفاده کال سنتر نیز می‌توان موارد زیر را مثال زد، ارائه خدمات و محصولات از طریق تلفن ( با قابلیت پرداخت تلفنی )، راه‌اندازی مرکز ارتباط مشتریان، پشتیبانی ویپ از محصولات و خدمات ارائه‌شده، دریافت نظرات، پیشنهاد‌ها و انتقادات برای تقویت کسب‌وکار، بازاریابی و گزارش‌گیری از نیازهای مشتریان. البته پایین آمدن هزینه‌های کلی در ارتباط با مشتریان را نیز می‌توان جزو مزایای اصلی استفاده از خدمات مرکز تماس نیز دانست. با برونسپاری این خدمت به شرکت‌های معتبر مانند دفتر شما هزینه نهایی قابل مصرف برای خدمات مرکز تماس کاهش بسیاری پیدا کرده و دردسرهای راه‌اندازی آن به صورت داخلی را نیز نخواهد داشت.

انواع مرکز تماس به لحاظ نوع اجرا

تمامی تماس‌های انجام شده در مرکز تماس از سه نوع تماس‌های ورودی، تماس‌های خروجی و تماس‌های هیبریدی هستند. هر شرکت می‌تواند خدمات مرکز تماس خود را بر اساس دریافت تماس‌های ورودی، خروجی و یا به صورت دوطرفه(هیبریدی) دریافت کند. ارتباط در کال سنتر نیز به دو صورت اجرایی متفاوت انجام می‌شود؛ مرکز تماس داخلی و مرکز تماس برون سپاری شده. در مرکز تماس داخلی خدمات به وسیله خود سازمان و یا کسب و کار مربوطه تهیه و راه‌اندازی شده و تمامی مراحل بعد از آن نیز مانند استخدام کارمندان، تهیه فضای کار و تجهیزات نیز بر عهده شرکت است. در حالت برون سپاری شده شرایط اجرا مرکز تماس متفاوت خواهد بود. در این شرایط تمامی مراحل قبلی که در حالت اجرایی مرکز تماس داخلی گفته شده بود در عهده شرکت دیگری بوده و سازمان اصلی با واگذاری وظایف مربوط به خدمات مرکز تماس به شرکت ثانویه تنها هزینه کال سنتر را پرداخته می‌کند. در روش برون سپاری دردسر اجرای کارهای کال سنتر بسیار کمتر از حالت اجرای داخلی بوده و همچنین هزینه کمتری را نیز به دنبال دارد.

استفاده از خدمات برون سپاری کال سنتر دفتر شما

یکی از مراکز معتبری که می‌توان تمامی خدمات مرکز تماس را به بهترین قیمت و کیفیت از آن دریافت کرد شرکت دفتر شما است. دفتر شما با سابقه موفقی در امر ارائه خدمات مدرن اداری مانند نصب پنل فکس اینترنتی، برقراری خطوط ثابت تلفن اینترنتی، صندوق‌های صوتی، منشی مجازی و سرویس تلفن گویا تمامی مراحل استفاده و آماده‌سازی خدمات مرکز تماس را نیز بر عهده می‌گیرد. دفتر شما با کمترین قیمت و با فروش اشتراک زمان‌بندی شده بر اساس نیاز هر کسب و کار خدمات کال سنتر را ارائه می‌کنند. همچنین برای دریافت اطلاعات بیشتر در رابطه با انواع خدمات مدرن اداری و دیگر خدمات دفتر شما می‌توانید به مجله اینترنتی دفتر شما مراجعه کنید.